Noordelijk Juridisch Beraad

Verslag bijeenkomst van 4 juni 2004

Thema: het beheer van contracten

Aanwezig: 12 vertegenwoordigers van 9 organisaties

Uit de verkennende voorronde komen m.b.t. contractbeheer als kernvragen maar voren:
- hoe ontwikkelt men zicht respectievelijk greep op reeds lopende contracten
- waar legt men de verantwoordelijkheid: centraal of decentraal in de organisatie
- prioriteitsstelling: hoe gedetailleerd worden contracten beheerd; welke contracten worden ingevoerd
- wie moet over welke informatie c.q. toegang beschikken
- wat is de positie van de juridisch controller.

Aanvullende vragen hebben betrekking op de pre-contractuele fase; de positie van verbonden partijen; de bindende werking van convenanten; de verantwoordingsplicht die GS hebben t.o.v. PS o.g.v. art. 167 Provinciewet. (resp. B&W t.o.v. de gemeenteraad o.g.v. de Gemeentewet)

Onder beheer wordt in de kern verstaan: hoe creëert men waarborgen zodat vervaldata, fatale termijnen e.d. niet ongemerkt voorbij gaan.

Uit de gedachtewisseling blijkt dat:
- meerdere deelnemende organisaties een herijking van hun inkoopbeleid doorvoeren
- het beheer van contracten her en der binnen de functionele afdelingen een plek heeft, maar de aanbeveling om een centrale contractenbank aan te leggen nog weinig praktische navolging vindt
- met name Europese regels inzake aanbestedingen en de rechtmatigheidscontrole door de accountant worden genoemd als aanleiding om centralisatie c.q. harmonisatie in de beheerssystematiek door te voeren
- ook zijn er al wel algemene voorwaarden geformuleerd; vanuit de juridische controltaak wordt gezocht naar verdergaande mogelijkheden voor standaardisatie en het opstellen van modelcontracten en checklists.
- valkuil is het splitsen van de verantwoordelijkheid voor het centraal registreren van contracten enerzijds en de juridische beheersaspecten ervan anderzijds. Voorkom dat dat laatste de veronderstelde verantwoordelijkheid is van de concernjuridische afdeling, zonder dat dit expliciet wordt gemaakt. De juridische verantwoordelijkheid moet kunnen worden waargemaakt (!); bijvoorbeeld door regels te formuleren over verplichte consultatie van de juridisch controller (zie verslag 2e bijeenkomst)

Hierna geeft dhr. mr. D.v.d.Meer (Contracto b.v.) een introductie op het door hem ontwikkelde systeem voor contractbeheer.

Hoofdlijnen van de inleiding:
Het systeem is modulair opgebouwd waardoor het naar behoefte kan worden uitgebreid, op basis van de benadering dat contractbeheer gericht is op:
het proces dat ervoor zorgt dat de juiste informatie, op het juiste tijdstip, op de juiste
plaats is, ter ondersteuning van het gehele contracteringsproces.
De gebruiksvriendelijkheid komt o.a. tot uiting door de eenvoudige overdraagbaarheid aan opvolgers / nieuwe gebruikers. Ook is het systeem gemakkelijk eigenstandig te hanteren, zonder dat voortdurend externe deskundige inzet vereist is.
Contracto kan worden ingebouwd in financiële systemen waarover een organisatie eventueel al beschikt.
Het bestand heeft een grootte waardoor het als back up kan worden opgeslagen op een laptop, voor het geval het netwerk uitvalt.

De organisatie behoeft een duidelijke toedeling van de coördinerende verantwoordelijkheid en een bepaalde mate van standaardisatie.
Raamovereenkomsten en andere standaarddocumenten kennen een eigen toegang.

Een termijnbewakingssysteem herinnert tijdig aan de noodzaak om actie te ondernemen, gericht op evaluatie van de uitvoering van het contract, opzegging dan wel vernieuwing of verlenging.

De gedachtewisseling spitst zich toe op de wijze waarop de verantwoordelijkheid voor het beheer moet worden geregeld. Voorop staat het belang dat een eenduidige keuze wordt gemaakt, die binnen de hele organisatie bekend is en wordt nageleefd.
Bij welke afdeling de coördinatieteam terecht komt is optioneel: Inkoop, Automatisering.
De neiging ontstaat om niet voor de juridisch controller te kiezen. De juridische controltaak richt zich op het bewaken van de juridische kwaliteit. Een geautomatiseerd systeem voor de bewaking van contracten (uitvoering; termijnen etc.) is een middel om naar juridische kwaliteit te streven. Het kan de verantwoordelijkheid van de juridisch controller zijn, om bij het management op de aanschaf van een dergelijk middel aan te dringen.
De wijze waarop spelregels voor het omgaan met dat systeem worden opgesteld en bewaakt, moet centraal, d.w.z. voor de gehele organisatie eenduidig worden bepaald. Daarbinnen zou bij voorkeur de juiste uitvoering tot de verantwoordelijkheid van de betreffende afdeling moeten worden bestempeld, als een onderdeel van de integrale managementverantwoordelijkheid.
Daarbij kan vanuit de controltaak worden gecheckt of deze verantwoordelijkheid voldoende wordt waargemaakt, bijvoorbeeld door als juridisch controller steekproefsgewijs na te gaan of afdelingen de afgesloten contracten wel (correct) invoeren.

Ter afronding ontvangen de deelnemers het boekje ‘Contractenbeheer, theorie in praktijk’ door ir. V.S.M. Hijl en mr. D. v.d. Meer (Mercante publishing; ISBN 90 806318 2 5)


Besloten wordt om het volgende beraad te houden op 17 september 2004, om 9.30u
te Assen, motel v.d. Valk.
Onderwerp: ervaringen met het doorvoeren van de aanbevelingen uit een legal audit.